Zoom会議をAIで文字起こしする基本手順

最初に決めること

Zoom会議を文字起こしする方法は、大きく分けるとZoom側の字幕・文字起こし機能を使う方法と、Nottaのような外部AI議事録ツールを使う方法があります。どちらがよいかは、会議中に字幕を見たいのか、会議後に議事録として整理したいのかで変わります。

会議中の理解補助が目的なら、まずZoomの自動字幕や文字起こしに関する公式ヘルプを確認します。会議後に内容を検索したり、要約を作ったり、関係者に共有したりする目的なら、AI議事録ツールの料金、録音時間、共有機能、保存条件を確認します。

確認手順

1. 会議の目的を決めます。字幕で十分なのか、議事録として残す必要があるのかを分けます。
2. 参加者に録音や文字起こしの扱いを周知します。社内会議でも取引先との会議でも、保存先と共有先を明確にします。
3. Zoomの公式ヘルプで、自動字幕や全文表示の操作を確認します。
4. 外部ツールを使う場合は、料金表で月間分数、1回あたりの制限、ファイル取り込み数を確認します。
5. 会議後に、話者名、固有名詞、決定事項、タスクを人が確認します。

外部ツールを使う判断軸

外部AI議事録ツールは、録音、文字起こし、要約、共有、検索をまとめて扱える場合があります。一方で、会議音声を外部サービスに送ることになるため、機密情報の扱いを事前に確認する必要があります。料金も会議時間に比例して効きやすいため、月に何時間の会議を対象にするかを先に計算します。

無料プランで検証する場合は、短い会議やテスト録音で操作の流れを確認します。本番の長い会議では、1回あたりの録音時間や月間分数の上限が問題になることがあります。無料枠だけで判断せず、実際の会議時間に合わせて有料プランの条件も見ておくと比較しやすくなります。

議事録化で見るポイント

文字起こし結果は、そのまま完成した議事録になるとは限りません。発言の重なり、マイクの距離、専門用語、固有名詞、通信状況によって修正が必要になります。決定事項やタスクを外部に共有する場合は、内容を人が確認してから公開する運用にします。

また、会議の種類によって必要な形式は変わります。定例会議では決定事項と次回アクション、商談では顧客課題と約束事項、インタビューでは引用可否や匿名化の扱いが重要です。ツール選定では、文字起こしの有無だけでなく、会議後の編集作業まで含めて比較します。

社内利用の注意点

社内利用では、録音の同意、保存期間、アクセス権、外部共有、削除依頼への対応を決めておきます。議事録には個人情報や未公開情報が含まれることがあるため、誰でも閲覧できる場所に保存しない運用が必要です。

生成AIの要約は便利ですが、発言の意図や決定事項を誤ってまとめる可能性があります。重要な会議では、要約だけに頼らず、録音や全文テキストに戻って確認できる状態を残しておくと安全です。